Hinweisgeber-SYSTEM

Verstöße gegen Menschenrechte oder Umweltgesetze, Wirtschaftskriminalität und andere illegale Geschäftspraktiken können schwerwiegende Folgen für die betroffenen Personen und uns haben. Ihre Meldung kann uns helfen, solche Risiken und Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen, zu stoppen und Schäden abzuwenden.

Wenn Sie den begründeten Verdacht haben, dass unsere Mitarbeiter oder Führungskräfte, Lieferanten oder Unterlieferanten gegen ihre Sorgfaltspflichten verstoßen haben oder gegen das Hinweisgeberschutzgesetz verstoßen haben, wie zum Beispiel bei:

• Menschenrechtsverstöße
• Betrug / Unterschlagung / Diebstahl (Vermögensdelikte)
• Korruption
• Kartell- und Wettbewerbsdelikte
• Datenschutzverstöße
• Umweltdelikte und –risiken
• Sonstige Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben
• Sonstige schwerwiegenden Verstöße gegen interne Regeln,

können Sie einen Hinweis erteilen.

Weitere Hinweise

• Jeder, der im Laufe seiner beruflichen Aktivitäten oder im Vorfeld Kenntnisse über mögliche Verstöße erlangt und diese melden möchte, ist dazu berechtigt. Unsere internen Meldestellen bei Musterfrau GmbH sind nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für externe Personen wie Kunden, Geschäftspartner oder andere offen, die mögliche Verstöße im Zusammenhang mit Musterfrau GmbH melden möchten.
• Die Aufgaben unserer internen Meldestelle haben wir an die Compliance-Experten der RPA Datenschutz+Compliance GmbH, Wetzlar ausgelagert. Unsere Meldestelle prüft jeden eingereichten Hinweis sorgfältig im Hinblick auf den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes. Wenn ein Hinweis nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, wird er zur weiteren Bearbeitung an den zuständigen Fachbereich weitergeleitet. Bei Verstößen, die unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen, werden die notwendigen Maßnahmen eingeleitet und die Person, die den Hinweis gegeben hat, wird entsprechend informiert. Je nach Einzelfall kann es auch erforderlich sein, weitere Fachbereiche zur Klärung des Vorfalls hinzuzuziehen.
• Wir bemühen uns um eine offene Kommunikation mit den Personen, die Hinweise geben. Wenn die Person, die den Hinweis gegeben hat, eine Kontaktmöglichkeit angegeben hat, erhält sie innerhalb von sieben Tagen nach Abgabe des Hinweises eine Bestätigung über den Eingang des Hinweises. Während der Bearbeitung eines Hinweises können Rückfragen auftreten, die wir über den angegebenen Kontaktweg stellen. Nach Abschluss der Bearbeitung des Hinweises, spätestens jedoch vor Ablauf von drei Monaten seit Eingang des Hinweises, geben wir eine individuelle Rückmeldung zum Status der Untersuchung des Hinweises und zu den bis dahin ergriffenen Maßnahmen.
• Die MainArbeit verpflichtet sich, den Schutz der Personen, die Hinweise geben, vor jeglicher Art von Repressalien und Benachteiligungen, die aufgrund der Meldung drohen könnten, zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere Diskriminierung, Kündigung des Arbeitsverhältnisses, Verweigerung einer Beförderung oder Abgabe einer negativen Beurteilung. Schon die Androhung oder der Versuch einer solchen Benachteiligung ist verboten. Verstöße gegen diese Non-Retaliation Policy, das Vertraulichkeitsgebot und vorsätzliche Behinderungen bei der Abgabe von Hinweisen werden verfolgt und sanktioniert. Dieser Schutz besteht jedoch nicht, wenn die Person, die den Hinweis gegeben hat, das Hinweisgebersystem durch vorsätzliche Abgabe falscher Informationen missbraucht hat.
• Wir bei der MainArbeit schützen die Identität der Personen, die Hinweise geben, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie der sonstigen in einer Meldung genannten Personen in vollem gesetzlichem Umfang. Die Weitergabe von Informationen, die Rückschlüsse auf die Person, die den Hinweis gegeben hat, zulassen, erfolgt grundsätzlich nur mit deren Einwilligung. Ausnahmen davon bestehen in den gesetzlich zulässigen Fällen gemäß § 9 HinSchG, beispielsweise in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden. Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen darüber hinaus intern an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden, sofern dies für interne Untersuchungen oder das Ergreifen von Folgemaßnahmen notwendig ist.